ACORDUL DE PRELUCRARE A DATELOR (DPA)

1. PĂRȚILE ȘI ROLURILE

Clientul — operator de date (angajator al salariaților săi, parte în relațiile cu proprii clienți/furnizori). Bookkeepers Pro SRL — persoană împuternicită (art. 4 pct. 8 GDPR): prelucrează datele exclusiv în numele și pe instrucțiunile documentate ale clientului, în scopul prestării serviciilor contractate.

2. OBIECTUL, DURATA, NATURA ȘI SCOPUL PRELUCRĂRII

Ținerea contabilității, salarizare și administrare de personal, întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale, rapoarte și situații financiare, arhivare legală — pe durata contractului de prestări servicii.

3. CATEGORII DE DATE ȘI DE PERSOANE VIZATE

• angajații clientului: date de identificare (inclusiv CNP), date de salarizare, date privind contractele de muncă, date privind sănătatea (certificate de concediu medical) — categorie specială, prelucrată în temeiul obligațiilor legale de salarizare;
• clienții/furnizorii clientului: date de identificare și tranzacționale din documentele contabile;
• asociați/administratori: date de identificare necesare declarațiilor și registrelor.

4. OBLIGAȚIILE BOOKKEEPERS PRO (art. 28 alin. (3) GDPR)

• prelucrează datele numai pe instrucțiunile documentate ale clientului (lit. a);
• personal supus confidențialității (lit. b);
• aplică măsurile de securitate art. 32: acces restricționat și autentificat, criptare în tranzit, copii de siguranță, politici interne (lit. c);
• respectă condițiile pentru subîmputerniciți (lit. d — vezi secțiunea 6);
• asistă clientul în răspunsurile la cererile persoanelor vizate (lit. e) și la obligațiile de securitate, notificare a încălcărilor și evaluări de impact (lit. f);
• la încetarea contractului, returnează sau șterge datele, la alegerea clientului, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le arhivăm (lit. g);
• pune la dispoziție informațiile necesare pentru demonstrarea conformității și audituri (lit. h);
• notifică clientul fără întârzieri nejustificate despre orice încălcare a securității datelor (art. 33 alin. (2) GDPR), cu informațiile necesare pentru ca acesta să poată notifica ANSPDCP în 72 de ore.

5. OBLIGAȚIILE CLIENTULUI (OPERATOR)

• furnizează date corecte, complete și actuale;
• informează persoanele vizate (angajați etc.) despre prelucrare, conform art. 13-14 GDPR;
• asigură temeiul legal al prelucrărilor pe care le dispune;
• transmite instrucțiuni conforme cu legea.

6. SUBÎMPUTERNICIȚI ȘI TRANSFERURI

Folosim subîmputerniciți doar cu autorizarea generală a clientului (acordată prin DPA) și cu obligații echivalente de protecție: furnizori de găzduire și infrastructură IT (servere în România/UE), soluții de back-up și software de contabilitate. Lista actualizată se comunică la cerere; clientul este notificat despre modificări și poate obiecta. Nu transferăm datele clienților în afara UE/SEE în cadrul serviciilor de contabilitate; dacă un instrument ar implica un astfel de transfer, acesta se face doar cu garanțiile art. 44-49 GDPR (decizie de adecvare sau clauze contractuale standard) și cu informarea clientului.

7. CONTACT

Pentru orice aspect legat de acest acord sau de protecția datelor: bookkeepers.pro@gmail.com.

Rezumat informativ al anexei DPA (art. 28 GDPR) din contractele Bookkeepers Pro SRL.