POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

1. CINE SUNTEM (OPERATORUL)

BOOKKEEPERS PRO SRL

Sediu social: Str. Vidin nr. 76, et. parter, ap. 1, Sector 2, București

Nr. Reg. Com.: J40/4357/2011 · CUI: RO28322871

Contact pentru protecția datelor: bookkeepers.pro@gmail.com

Această politică explică, pentru fiecare funcționalitate a site-ului firmaconta.ro, ce date prelucrăm, în ce scop, pe ce temei legal, cui le transmitem și cât timp le păstrăm. Pentru datele prelucrate în cadrul serviciilor de contabilitate contractate, se aplică suplimentar contractul și acordul de prelucrare a datelor (vezi pagina „Acord GDPR").

2. CE DATE PRELUCRĂM, DE CE ȘI CUI LE TRANSMITEM — PE FIECARE FLUX

a) Formularul de contact

• Date: nume, prenume, adresă de email, serviciul de interes, conținutul mesajului.
• Scop: să vă răspundem la solicitare și, dacă cereți, să pregătim o ofertă.
• Temei: demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
• Destinatari: mesajul ne este livrat pe email prin Resend (Plus Five Five, Inc., SUA) și ajunge în căsuța noastră de email (Google). Nu îl stocăm în baze de date proprii pe site.
• Durată: corespondența se păstrează cât este necesar soluționării cererii și, ulterior, conform termenelor legale de arhivare a corespondenței comerciale.

b) Asistentul virtual „Dana" (inteligență artificială)

• Ce este: Dana este un asistent virtual bazat pe AI — nu discutați cu o persoană.
• Date: întrebările pe care le tastați și ultimele mesaje ale conversației. Dacă introduceți un CUI, obținem de la ANAF datele publice ale firmei respective (denumire, adresă, statut TVA) pentru a vă răspunde în context.
• Destinatari: conținutul conversației este transmis către Google LLC (API-ul Gemini, SUA) pentru generarea răspunsului, în regim de persoană împuternicită (Data Processing Addendum Google). Conversațiile nu se stochează pe serverele noastre; istoricul rămâne doar în browserul dvs., pe durata sesiunii.
• Temei: interesul nostru legitim de a oferi vizitatorilor un instrument de informare — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.
• Recomandare (minimizare): nu introduceți în conversație date personale (CNP, IBAN, nume, telefon) sau informații confidențiale — pentru întrebări despre o firmă este suficient CUI-ul.

c) Verificarea CUI (date firme)

• CUI-ul introdus este interogat în registrul public ANAF. Datele firmelor (persoane juridice) nu sunt date personale (considerentul 14 GDPR); pentru PFA/II, datele pot identifica o persoană fizică — le folosim exclusiv pentru a afișa informația publică cerută și nu le stocăm.

d) Calculatoarele fiscale

• Calculele (salariu, PFA, SRL, CASS) se efectuează integral în browserul dvs. — cifrele introduse nu sunt transmise și nu sunt stocate de noi.

e) Date tehnice și stocare locală

• Serverul reține pe termen scurt adresa IP în jurnale tehnice și pentru limitarea abuzurilor (rate-limiting) — interes legitim (securitate), art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.
• Site-ul nu folosește instrumente de analiză sau publicitate (fără Google Analytics, fără pixeli de marketing). Stocarea locală din browser e descrisă în Politica de cookie-uri și stocare locală.

3. TRANSFERURI ÎN AFARA UE

Pentru funcționarea formularului de contact și a asistentului AI, anumite date se transferă către Plus Five Five, Inc. („Resend") și Google LLC, ambele în Statele Unite. Ambele companii sunt certificate în EU-U.S. Data Privacy Framework — cadrul recunoscut printr-o decizie de adecvare a Comisiei Europene (Decizia (UE) 2023/1795, art. 45 GDPR). Certificările pot fi verificate la dataprivacyframework.gov/list. Suplimentar, contractele de prelucrare (DPA) ale acestor furnizori includ clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene (Decizia (UE) 2021/914), disponibile la resend.com/legal/dpa și în Google Data Processing Addendum.

4. CÂT PĂSTRĂM DATELE

• corespondență/ofertare: pe durata discuțiilor + termenele legale de arhivare;
• conversații cu Dana: nu se stochează pe server;
• documente contabile ale clienților (în cadrul contractelor): termenele legale — în general 10 ani, statele de salarii conform legii;
• jurnale tehnice (IP): pe termen scurt, strict pentru securitate.

5. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ

Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și dreptul de a vă retrage oricând consimțământul (fără a afecta prelucrările anterioare). Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dvs. (art. 22 GDPR).

Pentru exercitarea drepturilor: bookkeepers.pro@gmail.com. Răspundem în cel mult o lună (art. 12 GDPR).

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: ANSPDCP — B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, dataprotection.ro, email: anspdcp@dataprotection.ro.

6. SECURITATE

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (art. 32 GDPR): conexiuni criptate (HTTPS), acces restricționat pe bază de autentificare, copii de siguranță, limitarea traficului abuziv, personal instruit și politici interne de confidențialitate.

7. ACTUALIZĂRI

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă legislația sau funcționalitățile site-ului. Versiunea curentă, cu data actualizării, este publicată permanent pe această pagină.

Document informativ întocmit conform art. 13-14 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).